事前準備の重要性

2023年1月11日 2023年1月11日

kawanaka

来週は月次処理の関係で業務量がピークになりそうです。
わたしはある程度の業務量のメリハリはやむを得ないと考えています。
（もちろん理想は均等な状況だとは思います。）
現実的には、少しでもピーク時を楽にするためにも事前準備が大事だと思います。
わたしが考える事前準備は以下のものです。

スケジュールの確認

事前準備の前提として、正しいスケジュールの把握があります。
業務自体のスケジュールはもちろんですが、
その期間中の自分のプライベートの予定も含めて確認することが重要です。

プライベートの予定把握が不足していると、
作業時間の見込みや段取りに狂いが生じる危険性があります。
普通にしていても予定が立て込む時期ですので、
なるべく想定外の事象が発生しないようにスケジュールを確認していきましょう。

依頼事項の整理と連絡

業務は自分自身の作業だけで完結するものと、他者との関わりが発生するものに分類できます。
前者については、作業時間の見積もりを適切に行うことができれば、
それほどスケジュールに狂いは出てこないと思われます。
一方、後者については相手がいることですので不確定要素が増えるものになります。
事前準備として、この不確定要素を減らすための行動を行いましょう。

わたしが普段意識しているのは次の2点になります。
・相手への依頼事項の整理（誰に、何を、いつまでに依頼、いつまでに報告）
・相手との事前調整（理解度の向上を図る）

まずは依頼事項を整理することで、スケジュールに無理がないかをチェックします。
また、報告をもらう必要がある場合、どのような様式にすると後工程が楽になるかも考えます。

次に相手との事前調整を行います。
依頼内容やスケジュールについて相互理解を図ります。
これは手戻りを無くすため大切な作業だと思います。