年度末の節目だからこそ、振り返りと業務効率化を考える

2022年3月14日 2022年3月14日

kawanaka

年度末ということで、会社でも繁忙期に突入している方も多いのではないでしょうか。
忙しさのあまり、気がつけば新年度に突入してしまうこともあるかもしれませんが、
しっかりと振り返りを行い、効率化について検討することが重要だと思います。

この一手間をかけることで、翌年度に少しでも状況を改善することができます。
特に自分の関わっている業務について、私は必須だと考えています。

今日は、この時期に行うことのメリット含め、触れていきたいと思います。

効率化の方法

業務の効率化は、一般的に言われている話だと思います。
実際に私は次の順番で検討するようにしています。

１．業務をやめる

まず最初に考えるのは、その業務をなくすことです。

・前任者からの引き継ぎで、理由もわからないまま行っている作業。
・誰も活用していない資料の作成。
・確認のための確認のような、わざわざ稼働を作り出している業務。

このようなものは、さらりとやめてみるのがオススメです。
自己完結しない業務の場合、やめると宣言すると、抵抗勢力が出てくるおそれもあります。
自然消滅できればラッキーだと思って行動してみるのが良いと思います。
形式的な手順が必要な場合は仕方ありません。
その場合は手順に沿って、淡々とやめてみましょう。

２．業務フローを見直す

業務をやめることができない場合でも、業務フローを見直すことは可能でしょう。
・余計なキャッチボールが発生していないか。
・ひとまとめにできるものはないか。
・ファイルの受け渡しではなく共有ファイルで作業できないか。
・同時並行で実施できる作業はないか。

業務フローを見直すためには、現状を明確に理解することが必要です。
業務関係者含めた作業の流れを再確認することで、
昔は必要だったが現在は省略できるものが出てくる可能性があります。
特に何かの情報を入手するという行為については、共有化することで効率化できるものも多いです。

３．自動化の余地を探す

最近、DXやRPAという言葉がよく使われています。
人の手作業だったものを自動化できるようにすれば、その分の時間が有効活用できます。
単純な入力作業や集計作業については、自動化を検討する価値があると思います。

別に立派なものでなくても良いと思います。
例えばエクセルで自動計算の式を作成することから始めてみれば良いでしょう。
ちいさなことから徐々に行うのが挫折しないコツだと思います。

４．ツールの整備と改善

これは、自動化の部分と一部重なるところもあります。
業務で使うツールを整備することで、実際の作業を円滑にするという考え方です。

・業務時のチェックリストを用意する。
・役割分担表やスケジュールを共有する。
・ファイルの名称や保存場所のルールを作成する。

普段の業務での気付きをメモしておくだけでも、効率化のヒントはあると思います。

年度末の節目に検討する理由

本来、日々振り返りを行い改善に向けた検討ができるのがベストでしょう。
ですが、なかなか継続的に改善作業を行うことは難しいと思います。
少なくても、年度末の節目で一年を振り返りつつ棚卸しを行うのは必要ではないでしょうか。

年度末という節目に実施することで、次年度の開始時点から見直しが行えるのはメリットです。
期中で物事を変更するというのは、抵抗があるものです。
年度替わりのタイミングで切り替えるためには、年度末に向けて準備をする必要があります。
（場合によっては、もう少し早いタイミングでないと切り替えが難しいことも。）