マニュアルの改善は継続的に
kawanaka
以前、マニュアル作成のオススメということで記事を書きました。
今日は、マニュアルを作成した後のことについて触れていこうと思います。
マニュアルは作成して終わりではない
タイトルで一番伝えたいことは述べてしまっています。
マニュアル作成自体は、いろいろな職場でも取り組みしていると思います。
ですが、その後もしっかり活用している組織は少ないのではないでしょうか。
何となく、作成したことで満足感というか達成感が出てしまうのかもしれません。
私の経験上、更新することを強く意識しない限りマニュアルは陳腐化していきます。
その結果、マニュアルを見ても役に立たないことになってしまいます。
その結局、誰も活用しなくなるのです。
そのような遺物が職場にあったりしないでしょうか。
せっかく、作成するときに時間とエネルギーを注いだのですから、しっかりと活用したいですね。
そのためには、更新作業をルール化することが大事だと思います。
あらかじめ、マニュアルの確認及び見直しを業務の一つにすることがポイントです。
少なくても年に一回は見直しを図ろう
更新頻度については、その職場によって異なるとは思います。
どの程度時間を確保できるか、マニュアルのボリュームにもよるでしょう。
少なくても、最低年に一回は更新する時間を確保することをオススメします。
業務フローの変更やツールの更新など、何らかの変化は1年あれば発生するのではないでしょうか。
小さな変化だと、ついマニュアルはそのままでも対応上問題ないとなってしまいがちです。
ですが、その積み重ねがマニュアルの陳腐化につながってしまいます。
また、変化したことを記憶しておけるのも1年が限界だと思います。
できれば、変更のポイントだけでも都度メモできれいれば、マニュアルの改版作業が楽になります。
改版頻度を増やすことで、結果として全体の作業時間が減るということもあります。
新人が利用した直後が見直しのベストタイミング
時期を設定することによる、定期的な見直しの他にも、見直し作業をオススメするタイミングがあります。
それは、新人がマニュアルを利用した直後です。
ここでいう新人というのは、新入社員に限りません。
マニュアルの業務を新たに行う人を指しています。
新人がマニュアルを利用して業務を行った際の感想が、マニュアルの改善に大きな効果となります。
マニュアルを作成する際、作成者はその業務に詳しい方が作業していることが多いでしょう。
そうすると、暗黙知の部分がマニュアルに反映されていないことが起こったりもします。
作成者からすれば、業務上当然把握していると思われることでも、新人には当てはまりません。
そのような、抜け漏れを洗い出したり、より初心者向けに活用しやすいマニュアルに改善するには、
実際に新人が利用することが一番効果的だと思います。
新人の感想を、マニュアル改善に活用することを考えてみてはいかがでしょうか。
