月次業務の効率化はマニュアル化から

2022年2月10日 2022年2月10日

kawanaka

業務によって、業務頻度は日次、週次、月次、年次など様々です。
日次や週次の業務は作業頻度も多いので、課題も見つかりやすいのではないでしょうか。
また、効率化の検討の際にも優先順位が高くなるため改善は進む傾向があります。

一方、月次や年次で行う業務は効率化の対応が遅れがちです。
こういった業務頻度が低い業務の効率化はマニュアル化から始めるのがオススメです。

月次業務の効率化は後手になりがち

日次や週次の業務は、作業頻度が高いことによる効果があると思います。
それは、作業自体を体が覚えるということです。
そのため、処理速度自体も向上しやすいと思います。
更に、課題感を持ちやすく、業務改善による効率化も起きやすい環境があるといえます。

それに対し、月次や年次の業務は効率化という観点から見ると、対応が後手になりがちです。
特に月次業務にその傾向が強いような気がしています。

というのも、年次業務は、重要性の高い業務である場合が多いでしょう。
また、年に１回きりの実施となると、人の記憶のみに頼るのは困難です。
そのため、ある程度のマニュアル化が行われているのではないでしょうか。

月次業務は、人の記憶任せにしがちな部分もあるため、マニュアル化が進んでいないこともあります。
また、月に１回という頻度ならではの感覚もあるでしょう。
仮に業務を忘れたとしても、何とか思い出しつつ作業を行っている場合も多いのではないでしょうか。

人の記憶は曖昧なものだと思います。
月に１回という業務頻度の場合、作業を忘れていても不思議ではありません。
その場合、まずは作業を思い出すことから始める必要があります。
思い出しつつ作業をするとなると、処理速度も上がってはきません。

また、作業を思い出すというプロセスはストレスも溜まります。
先月も同じように悩んだなとか考えること自体が、自分はイライラしてしまいます。

問題だと感じるのは、思い出すことができれば、結局そのまま作業が完了することです。
そうなると次回は１ヶ月後なので、緊急性が低いことから、改善意欲も高まりません。
その結果、月次業務の効率化が進まないという、悪循環を生み出しているような気もしています。

月次業務について、マニュアル化を行ってみてはどうでしょうか。
いきなり、素晴らしいマニュアルを作らなくても構いません。
それこそ、まずはメモ程度からでも良いでしょう。

作業手順が事前に確認できる環境をつくることで、作業時の処理速度は向上します。
また、メモ程度であっても振り返りの時間を持ち、作業を客観視することが大事だと思います。
マニュアル化というプロセスによって、効率化に向けた気付きが出てくるはずです。