チェックリストの活用例
kawanaka
先日チェックリストの有用性について記事を作成しました。
今日は、私自身の活用事例をまとめてみました。
周りには、もっとしっかりした使い方をしている方も当然います。
とりあえず、このような内容でも役に立つという事例として捉えて頂ければ。
スケジュール管理として利用
日々のスケジュール管理のため、やるべきこと、やりたいことをリスト化しています。
仕事だけでなく、プライベートの用事も同じようにリスト化します。
その上で、スケジュールに当てはめることで、スケジュールを作成しています。
仕事だけでなくプライベートも同じ基準で管理することで、日々の生活全般を可視化できます。
具体的な工夫としては、次の2点です。
・仕事とプライベートは表記の色を変える
・すべきこととやりたいことの違いもわかるようにする。
意識しているのは、予定を詰め込みすぎないことです。
特にすべきことだけで溢れてしまうと、予定外の事態への対応が難しくなるので。
スケジュールを空けることには、多少抵抗感があるかもしれません。
徐々に慣れていくようにしましょう。
少し余裕を持ったスケジュールにしつつ、時間があればやりたいことをするような感じが良いかと。
タスク管理として利用
ある業務を行う際に、その業務を細分化して作業ベースにするようにしています。
その上で、各作業がどこまで進捗しているかを可視化するためにチェックリストを活用しています。
例えば、あるお客様への営業活動という業務に対して、以下のように区分します。
・アポイントの連絡
・提案資料の準備
・訪問
それぞれの区分毎に作業ベールに細分化します。
ここでは「提案資料の準備」だとすると、
・提案に必要なデータ収集
・提案資料の作成、校正
・プレゼンテーションの練習
・持参資料の準備（印刷、データ格納）
その上で、完了したかを確認するようにします。
この際、スケジュール管理の観点から、予定と実績も確認できるようにします。
全ての作業が自分だけで完結するとは限りません。
他の協力者がいる場合には、このような資料を共有することで
お互いに行き違いをなくす工夫が効果的だと思います。
備忘ツールとして利用
最後に、プライベートでも特につかうのが備忘ツールとしての利用です。
格好良く言っていますが、いわゆる「忘れ物リスト」になります。
仕事では、イベント時やお客様訪問時に必要なものをもれなく記入しておきます。
特に、プレゼン時のIT関係のツール（ケーブル、予備電源など）は忘れがちですので。
プライベートでも、スーパーへ行くときの買い物リストは必需品です。
（家事全般苦手ですが、おつかいくらいは満足にできるようにしたいので…）
こちらは、スマートフォンのメモや写真を使うことで効果が高まると思います。
