メモのとり方は臨機応変に

2022年3月17日 2022年3月18日

kawanaka

仕事をする上で、メモをとることは非常に重要だと思います。
メモについて、私が思っていることをまとめてみました。

メモに求められていることは色々ある

そもそも、メモをとることの目的は何でしょうか。
もちろん記録として残すことになると思います。

ですが、もう少し深く掘り下げてみるとどうでしょう。
メモに求められていることは色々あるのではないでしょうか。

１．アイデアなどのひらめきを逃さないため
２．要点を簡潔にまとめるため
３．証拠書類として活用するため

それぞれの用途に応じて、メモに求められることも変化します。

人の記憶力は非常に曖昧なものです。
何か良いビジネスアイデアが浮かんだとします。
すごいひらめきだと感情が高ぶることでしょう。

ですが、ちょっと別のことに意識が向いた瞬間、
そのアイデアが記憶から消え去ることがあります。

確かに、本当に良いアイデアだったかはわかりません。
いずれ、また思い出すのかもしれません。
（本当にすばらしいものならば）

ですが、忘れてしまったという悔しさは良いものではないでしょう。
メモをすることで、ひらめきを逃さないことが可能です。
この場合は、とにかく素早く記録することが重要になります。

見たものや聞いたものを、頭の中だけで整理するのは難しいです。
一度メモとして記録する作業を通じて、内容を整理することができます。

例えば、人との会話は、非常にはやいペースで展開されるものです。
相手の話した内容について、適時メモをすることで、
要点を簡潔にまとめることが可能だと思います。

この場合、メモの重要なポイントは次の点になります。
・適切なキーワードの選択
・キーワード間の関係性把握が

また、相手との会話では、メモをとる姿勢自体に価値がある場合があります。
つまり、相手の話をしっかりきく意思があると表すことです。

仮にメモを取らなくても大丈夫だと思われることであっても、
メモをとることで、相手に自分が確認していることを示すことが可能です。
結果として、相手から自分への安心感にもつながると思います。

ビジネスの場面では、言った言わないの水掛け論を避けることが重要です。
そのため、例えば議事録として発言の記録を残すことがあります。

議事録もポイントをまとめる程度で十分な場合もあれば、
誰がどのようは発言したかまで必要な場合もあります。

このような用途の場合は、非常にエネルギーをつかう作業になります。
ある程度、自動で議事録を作成できるしくみもあります。

この場合、メモに求められることは正確性になります。
また、メモ完成までの作成スピードも重要です。
というのも、正確な内容かどうかを参加者へ確認するためです。

メモというと、一般的には手書きをイメージするかもしれません。
ですが、手書き以外にも方法があります。
例えば、パソコンやスマートフォンでの入力や録音などです。

手書きのメリットは、定番なツールであることによる次の点だと思います。
・準備が容易
・相手に余計な警戒感を与えない

準備が容易というのは、紙と筆記具はどこでも入手可能であることです。
仮に忘れたなど不測の事態でも、コンビニや１００円ショップでも購入可能です。

手書き以外の他のツールでは余計な警戒感を与える危険性があるためです。

例えば、録音についてはよく思わない方も一定数存在します。
だからこそ、コールセンターでは事前に機械音声でその旨を明らかにしています。
パソコンやスマートフォンでの入力も、状況次第では嫌悪感を抱かれることがあるでしょう。

アイデアの記録には録音は非常に効果的だと思います。
また、打ち合わせ時にパソコン等でメモを取り相手と共有するのも効率的でしょう。
ツールの最適な選択は、メモをとる場面次第で変化するものだと思います。

結局、メモをとる際には、それぞれの場面に応じた臨機応変な対応が必要だと思います。
それはツールの選択だけでなく、メモの内容についても同様でしょう。

仕事をする上で必要不可欠な作業だからこそ、より良い方法を自分で考えることが重要です。