日々のスケジュールは余白が大事
kawanaka
自分はこれまでのキャリアの大部分が一般企業の営業職でした。
日々をスケジュールに追われて過ごす生活の中で得た教訓として、日々のスケジュールを立てる際には余白を確保することが非常に大切だということがあります。
自分の経験をお伝えできればと思います。
既に会社員の方だけでなく、これから会社員になる方も含め参考になれば幸いです。
スケジュールを張り切って詰め込んだ理由
自分は新入社員の初期配属から営業職に配属されました。
営業には大きく分けて新規営業とルート営業があり、自分は後者でした。
同じ営業でも新規営業に配属される同期が多かったので、気負いもあったのかもしれません。
当時は右も左もわからないまま、スケジュールを詰め込んでいました。
今振り返ってみると、当時の自分の心境としては次のような感じだったと思います。
・スケジュール帳もびっちり埋まっていて、忙しさに追われている感じが格好良い
まわりには学生の友人も多い中、忙しいアピールで社会人っぽさを演出していたのでしょう。
あと、おおっぴらに仕事中に余白があることに対し、抵抗感がありました。
・詰め込むことで仕事量の増加に対応できると考えていた
業務経験やスキルもないので、勢いと根性でカバーしようとしていました。
効率化などを考えるような知恵もなかったです。
詰め込みすぎることのリスク
空回りした結果の失敗は、思いつくだけでも、いくつも出てきます。
これらの失敗を最初の1年で起こしました。
冷静に振り返ってみると、周囲からは相当辛抱強く指導して頂いたのだと思います。
・お客様都合でのスケジュール変更や突発事象の発生に対応できない
毎日処理すべきことが多すぎて優先順位をつけることができなくなり頭が真っ白に。
・一つ一つの対応に集中しきれない
自分の処理能力のキャパオーバーで結局周囲の方々にも迷惑をかけることに。
・何とか乗り越えたとしても、自分の中で消化できていない
時間をかけても自分で業務を完結させていかないと力はなかなか付きません。
勇気を持って余白をつくる
失敗のおかげで、自分の中でスケジュールに関するルールを定めることができました。
・1日の中での余白をつくる（結果何も無ければ明日行うつもりだった作業を前倒し）
・アポとアポの間はきっちり詰めない（慌てるのは事故のもと）
・移動時間は余裕をみる（特に冬は要注意）
・作業時間の正しい見積（自分の能力を過大評価しがちなので、実時間を計測しておく）
・誰かに依頼する際の期日はリスクを踏まえ設定（依頼する側の責任）
一つ一つは大したことではないかもしれません。
しかし、自分で基準を明確にした結果、普段は比較的余裕をもつことが可能になりました。
だからこそ、いざというときには踏ん張ることができるのだと思います。
やはり人間の集中力には限界があります。
そして無理はやはり続きません。
1日の中でできることが限られている以上、不要だと思うことは切り捨てる必要があります。
自分の場合は、そのようにしてメリハリをつけたほうが実際に効果的でした。
勇気を持って余白を作ってもらえたらと思います。
懸念事項として、余白のあるスケジュールを立てた際の上司の指摘があるかもしれません。
しかし、そのような指摘は聞き流すくらいで問題ないと思います。
（そのような上司ならば、余白がないことによるトラブルの際も頼れないのではないでしょうか。）
余白をどの程度確保できるかは、それぞれの環境によって異なるでしょうが、
少し攻めた余白のとり方を意識すると、日々の仕事が好転するかもしれません。
ぜひ、試して頂ければと思います。
